Chuyển đổi số: Hệ thống quản lý cảng cạn
Một lệnh dịch vụ đi qua 14 bước, tám phòng ban ghi và đọc trên cùng một nguồn dữ liệu, từ cổng vào đến khi phát hành hóa đơn.
Được tin tưởng bởi 300+ dự án chuyển đổi số toàn cầu
Điểm nghẽn khi mở rộng vận hành
Điểm nghẽn hiếm khi nằm trong một phòng ban, mà ở chỗ dữ liệu đi chậm hơn xe.
Dữ liệu phân tán
Mỗi bộ phận giữ một bảng theo dõi riêng. Muốn biết container đang nằm ở đâu phải hỏi vòng qua ba, bốn đầu mối, và câu trả lời của mỗi nơi một khác.
Điều phối phụ thuộc con người
Đổi một chuyến xe kéo theo hàng loạt cuộc gọi và file cập nhật gửi qua Zalo. Người nắm việc nghỉ một ngày là cả tuyến chậm theo.
Không nắm công suất theo thời gian thực
Công suất bãi, tình trạng cổng và khối lượng việc tồn đọng nằm rải trên nhiều màn hình. Xe xếp hàng chờ ở cổng trong khi bãi vẫn còn chỗ trống.
Hóa đơn ghi nhận không thực tế
Kế toán gom chứng từ cuối kỳ rồi đối chiếu thủ công. Phí nâng hạ, lưu bãi và cân dễ bị ghi chậm hoặc bỏ sót, rồi thành điểm tranh cãi với chủ hàng.
Gốc của cả bốn nằm ở một chỗ: chưa có luồng dữ liệu chung nối toàn bộ vận hành.
Những thay đổi ngay sau triển khai
Cùng một hành trình, cùng một đội ngũ, khác biệt nằm ở chỗ thông tin đi trước xe, thay vì chạy theo sau xe.
Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ
Chủ hàng gọi điện, gửi email hoặc Zalo; nhân viên nhập liệu thủ công vào Excel, dễ sai sót và thất lạc yêu cầu là chuyện thường ngày.
Chủ hàng tự đặt dịch vụ trên hệ thống, dữ liệu đi thẳng vào phiếu dịch vụ. Nhập một lần duy nhất, không có nhiều bản sao lệch nhau.
Báo giá và phê duyệt
Báo giá được làm rời rạc trên Excel, xin duyệt qua tin nhắn; không ai biết hồ sơ đang nằm ở đâu, khâu chờ có thể kéo dài nhiều ngày.
Báo giá được lập ngay trên hệ thống, đề xuất tự động chuyển tới đúng người có thẩm quyền; tiến độ phê duyệt được theo dõi theo thời gian thực.
Xe vào bãi
Bảo vệ ghi sổ giấy, gọi bộ đàm hỏi vị trí đỗ; xe phải xếp hàng chờ ở cổng trong khi bãi vẫn còn chỗ trống.
Vị trí bãi đã được sắp sẵn theo kế hoạch đã duyệt; bảo vệ chỉ cần xác nhận một chạm, xe đi thẳng vào đúng vị trí.
Theo dõi container tại bãi
Mỗi bộ phận giữ một bảng theo dõi riêng; muốn biết hàng đang ở đâu phải hỏi vòng qua ba, bốn đầu mối.
Mỗi container chỉ có một trạng thái duy nhất, tất cả phòng ban cùng nhìn thấy, không còn phải hỏi lại hoặc đối chiếu chéo.
Chốt chi phí và hóa đơn
Kế toán gom chứng từ cuối kỳ rồi đối chiếu thủ công; các khoản chi phí phát sinh dễ trở thành điểm tranh cãi với chủ hàng.
Chi phí phát sinh được chủ hàng xác nhận ngay theo từng chuyến xe; hóa đơn khớp với những gì vận hành đã ghi nhận.
Cho xe rời cổng
Phải gọi hỏi nhiều lần, từ hải quan, sang tải, xác nhận thanh toán thì mới mở barrier.
Hệ thống tự kiểm tra đủ 3 điều kiện và bật đèn xanh. Không bỏ sót bước, không có rủi ro cho xe ra khi chưa đủ điều kiện.
6 khối chức năng dựng nên hệ thống
Cổng và bãi cập nhật cùng lúc
Bảo vệ tìm cấp xe theo biển số, chọn vị trí đỗ và chụp ảnh biển số. Ô bãi vừa hạ container chuyển từ trống sang đầy, mọi bộ phận thấy trạng thái đó cùng lúc. Phiếu cân trừ bì có camera đối chiếu biển số ở lần cân đầu.
Hồ sơ xuất nhập khẩu nhìn được từng khâu
Công việc xuất nhập khẩu hiển thị dạng Kanban. Chủ hàng nhận thông báo ngay khi phiếu chuyển sang bước kiểm tra hải quan. Thẻ nào còn thiếu hồ sơ, hệ thống cảnh báo ngay tại chỗ.
Chủ hàng tự đặt dịch vụ và theo dõi
Chủ hàng nhập mã số thuế, hệ thống tự điền thông tin công ty. Khai nhiều cấp xe cùng lúc hoặc nhập từ file khi lô hàng lớn. Ví điện tử, hóa đơn và lịch sử giao dịch nằm cùng một chỗ với trạng thái đơn.
6 nhóm dịch vụ trên 1 nền tảng
Container và bãi, kho và hàng hóa, xuất nhập khẩu và hải quan, cổng và phương tiện, vận tải và điều phối, kinh doanh và tài chính.
Tính phí từ sự kiện vận hành
Tích một ô lúc xe vào cổng là phí bến bãi đã vào hệ thống. Hóa đơn dựng từ sự kiện vận hành đã xác nhận, không gom chứng từ cuối kỳ.
Phân quyền theo trạng thái
Chín hạng mục vận hành, tám phòng ban, bốn mức quyền. Mọi thay đổi chạm tới doanh thu đều lưu người thực hiện, thời điểm và cấp phê duyệt.
Lợi ích theo vai trò
Giám đốc vận hành
Trạng thái bãi, công suất khai thác và khối lượng việc tồn đọng nằm trên một màn hình, không chờ báo cáo tổng hợp thủ công.
Kinh doanh
Báo giá lập ngay trên hệ thống, đề xuất tự chuyển tới đúng người có thẩm quyền, tiến độ phê duyệt theo dõi được.
Xuất nhập khẩu và điều phối
Hồ sơ theo từng cấp xe, cảnh báo hiện ngay trên thẻ khi thủ tục chưa xong. Đội bãi nhận tín hiệu sang tải tức thì.
Kho bãi và bảo vệ
Vị trí bãi đã sắp sẵn theo kế hoạch đã duyệt. Bảo vệ xác nhận một chạm, xe đi thẳng vào đúng ô.
Kế toán
Chi phí phát sinh được chủ hàng xác nhận theo từng chuyến. Hóa đơn khớp với những gì vận hành đã ghi nhận.
Chủ hàng
Theo dõi từng cấp xe theo thời gian thực, giống bảng thông tin chuyến bay ở sân bay.
Tích hợp, tính phí và phân quyền
Ba điểm quyết định hệ thống có chạy được trên hạ tầng bãi đang có hay không.
Dùng lại thiết bị đang có
Hệ thống đọc dữ liệu từ cân, cổng an ninh và camera đang chạy tại bãi. Không phải thay thiết bị để dùng được phần mềm.
Phí sinh từ sự kiện vận hành
Mỗi thao tác được xác nhận tại hiện trường là một dòng phí. Không còn khoảng trống giữa việc đã làm và việc được thu.
Phân quyền tới từng trạng thái
Quyền không gán theo màn hình mà gán theo trạng thái của từng hạng mục. Một người thấy phiếu không đồng nghĩa với sửa được phiếu.
Vòng đời một lệnh dịch vụ
Đi hết dải bên dưới sẽ thấy màu đổi liên tục — việc chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác. Nhưng trong cả 14 bước không có bước nào tên là “bàn giao”. Phiếu chỉ đổi trạng thái, và quyền thao tác tự chuyển sang nhóm phụ trách.
- Chủ hàng
- Kinh doanh
- Xuất nhập khẩu và điều phối
- Kho bãi
- Bảo vệ
- Kế toán
Tiếp nhận và thỏa thuận
Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ
Nháp → Đã đăng ký
Chủ hàng
Báo giá cho chủ hàng
Soạn báo giá → Đã gửi
Kinh doanh
Chốt booking và khai báo cấp xe
Đã đăng ký → Mới
Chủ hàng
Lên kế hoạch
Duyệt kế hoạch và gán bãi dự kiến
Chờ duyệt → Đã duyệt
Kinh doanh
Phân công nhân sự phụ trách
Đã duyệt → Có người phụ trách
Xuất nhập khẩu và điều phối
Vận hành tại bãi
Đón và dẫn xe vào vị trí
Cần đón → Hoàn thành
Kho bãi
Kiểm soát xe vào cổng
Chờ vào → Đã vào bãi
Bảo vệ
Hoàn tất thủ tục hải quan
Đang xử lý → Sẵn sàng sang tải
Xuất nhập khẩu và điều phối
Quản lý container và lưu kho
Nhập kho → Sẵn sàng sang tải
Xuất nhập khẩu và điều phối
Điều phối và sang tải hàng hóa
Đang sang tải → Hoàn thành
Xuất nhập khẩu và điều phối
Tài chính và kết thúc
Xác nhận chi phí phát sinh
Chờ phản hồi → Đã chốt giá
Kế toán
Xuất hóa đơn thanh toán
Xuất hóa đơn → Đã thanh toán
Kế toán
Cho phép xe rời cổng
Chờ đủ điều kiện → Được rời cổng
Bảo vệ
Hoàn tất và đánh giá dịch vụ
Đã thanh toán → Hoàn thành
Chủ hàng
Ma trận phân quyền theo hạng mục vận hành
| Vai trò | Yêu cầu | Báo giá và booking | Kế hoạch | Gate-in | Kho, bãi và hải quan | Điều phối | Gate-out | Tính phí và báo cáo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Chủ hàng | Gửi yêu cầu | Xác nhận | Theo dõi | Bổ sung chứng từ | Theo dõi | Nhận bàn giao | Xem hóa đơn | |
| Kinh doanh và chăm sóc khách hàng | Tiếp nhận | Lập báo giá | Chuyển lệnh | Theo dõi | Phối hợp ngoại lệ | Theo dõi | Xác nhận hoàn tất | Hỗ trợ đối soát |
| Vận hành | Chuẩn bị nguồn lực | Lập kế hoạch | Ghi nhận vào cổng | Xử lý nghiệp vụ | Phân xe và thiết bị | Ghi nhận ra cổng | Xác nhận sự kiện | |
| Tài chính | Kiểm tra điều kiện giá | Nhận dữ liệu | Tính phí và xuất hóa đơn | |||||
| Quản lý | Theo dõi | Phê duyệt ngoại lệ | Theo dõi công suất | Theo dõi | Giám sát SLA | Giám sát | Theo dõi | KPI và doanh thu |
Cùng một mã lệnh, cùng một lịch sử trạng thái, cùng một nguồn dữ liệu.
Kết quả sau vận hành
5 bước từ khảo sát đến vận hành ổn định
Rabiloo đồng hành từ buổi khảo sát đầu tiên đến khi hệ thống chạy ổn định tại bãi.
Khảo sát hiện trạng
Hiểu quy trình, dữ liệu, điểm nghẽn và mục tiêu vận hành.
Phân tích và thiết kế
Chuẩn hóa luồng công việc, dữ liệu và mô hình vận hành mục tiêu.
Xác định phạm vi
Chọn luồng quan trọng, lộ trình triển khai và các tích hợp cần thiết.
Triển khai và kiểm thử
Cấu hình hệ thống, kiểm thử nghiệp vụ và đào tạo người dùng.
Vận hành và mở rộng
Theo dõi hiệu quả sau vận hành chính thức, tối ưu và mở rộng từng giai đoạn.
Câu hỏi thường gặp
Có phải thay cân, cổng và camera đang dùng không?
Không. Hệ thống đọc dữ liệu từ thiết bị đang chạy tại bãi. Bước khảo sát hiện trạng sẽ xác định từng thiết bị xuất dữ liệu qua đường nào và cần bổ sung gì để đấu nối.
Hệ thống có nối thẳng vào hệ thống hải quan không?
Không. Nhân viên xuất nhập khẩu nhập số tờ khai và số phiếu hải quan vào hệ thống sau khi có kết quả. Giá trị nằm ở chỗ mọi bộ phận nhìn thấy trạng thái đó ngay, không phải ở việc tự động hóa thủ tục.
Triển khai có phải dừng vận hành không?
Không. Lộ trình chia năm giai đoạn và mở rộng theo từng phần, nên bãi vẫn khai thác trong lúc triển khai. Thời gian cụ thể phụ thuộc phạm vi chốt ở bước ba. Cổng và bãi thường mất 3–4 tháng; đủ sáu nhóm dịch vụ là 8–12 tháng.
Dữ liệu vận hành lưu ở đâu?
Hệ thống triển khai trên mạng nội bộ của đơn vị khai thác. Dữ liệu vận hành nằm trong hạ tầng của chính doanh nghiệp.
Có chạy được cho cảng cạn phục vụ cảng biển không?
Được, nhưng nghiệp vụ khác. Cảng cạn cửa khẩu lấy sang tải làm nghiệp vụ lõi, còn bãi phục vụ cảng biển có thêm cut-off và lịch tàu. Bước khảo sát sẽ xác định phần nào dùng lại và phần nào cần bổ sung.
Bắt đầu ở một phần nghiệp vụ trước được không?
Được. Bước ba của lộ trình là chọn luồng quan trọng nhất để làm trước. Các phần còn lại mở rộng dần sau khi vận hành chính thức.
Đăng ký khảo sát hiện trạng
Điền thông tin, Rabiloo liên hệ trong một ngày làm việc để hẹn lịch khảo sát tại bãi.
- Buổi khảo sát hiện trạng không tính phí
- Không ràng buộc sau buổi khảo sát
- Ký NDA trước khi trao đổi thông tin vận hành
Đăng ký khảo sát
Thông tin chỉ dùng để liên hệ về yêu cầu khảo sát, không chia sẻ cho bên thứ ba.
