Share
Bạn nghĩ chỉ cần sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự nằm trong top list trên Google là việc quản trị nhân sự của bạn sẽ hiệu quả? Sự thật không dễ dàng như bạn tưởng.
Trước khi sử dụng bất kỳ sản phẩm nào, hãy dành 5 phút đọc bài viết dưới đây để hiểu hết những kiến thức cơ bản về phần mềm HRM. Hãy sử dụng bài viết này một cách hiệu quả.
Hoạt động quản lý nhân sự tại doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang được thực hiện theo phương thức truyền thống. Cụ thể, Excel vẫn đang là công cụ trợ lý đắc lực của bất kỳ phòng Hành chính Nhân sự nào.
Không thể phủ nhận rằng Excel hay Google Sheet mang lại những giá trị tuyệt vời. Tuy nhiên, nó chỉ dừng lại ở việc giải quyết những thao tác phức tạp và lặp lại của con người. Thêm vào đó, dù sở hữu những tính năng mạnh mẽ, nhưng Excel vẫn không thể tối ưu hóa bằng một phần mềm nhân sự. Cụ thể, những điểm bất cập của công cụ này là gì?
Như bạn đã biết, Excel hay Google Sheet cung cấp 1 bảng chứa dữ liệu với tối đa 1 triệu dòng. Đây là con số rất đáng để kinh ngạc, có thể phòng Hành chính nhân sự của doanh nghiệp sẽ không bao giờ sử dụng hết.
Tuy nhiên, cấu hình máy tính cá nhân sẽ không hoạt động mượt mà khi tải một bảng Excel với hơn 1 trăm nghìn dữ liệu. Đây hoàn toàn không phải là con số “ở trên trời”. Nếu số lượng nhân sự của bạn là 500, mỗi ngày 1 nhân sự chấm công 2 lần. Vậy làm một phép tính đơn giản, một tháng bạn cần xử lý ít nhất 30.000 dòng dữ liệu. Với 1 file tổng hợp dữ liệu chấm công của toàn bộ nhân sự trong 1 năm, số lượng dữ liệu sẽ lên tới 360.000.
Vấn đề tiếp theo, khi sử dụng Excel, các dữ liệu sẽ bị phân tán tại nhiều bảng tính, file, folder khác nhau. Điều này hiển nhiên sẽ không khiến nhân viên làm thất lạc thông tin nếu biết cách quản lý khoa học. Tuy nhiên nó sẽ khiến cấp trên mất nhiều thời gian để rà soát, truy cập dữ liệu hoặc bàn giao hệ thống tài liệu lại cho nhân sự mới.
Dữ liệu về nguồn lực nội bộ luôn đòi hỏi phải được bảo mật tuyệt đối. Tuy nhiên điều này chưa thực sự có thể làm được một cách tuyệt đối với Excel hay Google Sheet. Mặc dù có tính năng cài đặt mật khẩu cho file, nhưng không có một tính năng phân quyền đặc biệt nào dành cho người quản lý.
Nghiệp vụ quản lý nhân sự rất đa dạng, hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm phục vụ cho từng hoạt động riêng. Ví dụ: phần mềm chấm công, phần mềm quản lý KPI, phần mềm quản lý tài liệu,... Tuy nhiên Excel đều không tích hợp được với những phần mềm kể trên.
Hệ thống quản lý nhân sự bằng Excel phụ thuộc rất nhiều vào con người. Cụ thể, tất cả những dữ liệu đều có thể sai sót, mất mát, can thiệp sai nghiệp vụ,... bởi con người. Ngoài ra, để sử dụng tốt chức năng của Excel, người dùng phải có kỹ năng chuyên môn. Sẽ có rất nhiều tính năng bạn không thể sử dụng được, chỉ vì không biết hàm cần đặt là gì.
Phần mềm quản lý nhân sự (HRM) được ra đời để khắc phục tất cả những nhược điểm nói trên của Excel và bắt kịp xu hướng quản trị nhân sự trong thời đại 4.0.
Một phần mềm nhân sự tốt sẽ mang lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp:
Tất cả nhân viên của phòng Hành chính - Nhân sự luôn phải lãng phí phần lớn thời gian vào những công việc vô vị, thủ công như tạo file, quản lý file, đặt công thức,...
Với phần mềm quản lý nhân sự, tất cả công việc đó đã có hệ thống thực hiện thay bạn. Từ đó, phòng Nhân sự sẽ có thêm thời gian tập trung xây dựng chiến lược và kế hoạch có ích hơn cho tổ chức.
Thêm vào đó, một phần mềm HRM tốt sẽ định hướng hoạt động Nhân sự theo quy trình khoa học, hiệu quả hơn. Ngoài ra, phần mềm còn mở rộng nghiệp vụ nhân sự bằng những tính năng mới.
Thực trạng quản trị nguồn lực của doanh nghiệp Việt Nam chưa thật sự được chú trọng. Không nhiều doanh nghiệp thực hiện những báo cáo, đánh giá chất lượng nguồn lực dựa trên số liệu thực tế hàng tháng. Điều này có thể xuất phát từ sự khó khăn khi thống kê và trích xuất thông tin từ hệ thống quản lý bằng Excel.
Tuy nhiên, đối với chương trình quản lý nhân sự bằng phần mềm, tất cả số liệu sẽ được cập nhật và thống kê theo ngày, trình bày theo nhiều dạng biểu đồ trực quan. Tất nhiên, những dữ liệu này sẽ được bảo mật và có thể được phân quyền truy cập dành cho đối tượng phù hợp.
Từ những số liệu nói trên, nhà quản trị sẽ dễ dàng đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời để cải thiện chất lượng nhân sự của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nhân sự tốt sẽ tạo ra trải nghiệm nhân sự tốt. Làm được điều này không chỉ vì phần mềm có thiết kế UX/UI tốt, mà nó còn định hướng cách doanh nghiệp thực hiện việc quản trị nguồn nhân lực theo hướng tích cực hơn.
Với cương vị là nhà sản xuất, đồng thời là người sử dụng, chúng tôi đề cao tầm quan trọng của giá trị thực sự mà một phần mềm có thể mang lại cho doanh nghiệp, hơn là những tính năng cơ bản của nó.
Bởi vậy, Rabiloo khuyên bạn nên ưu tiên 4 yếu tố dưới đây khi quyết định lựa chọn phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp.
Hệ tư tưởng của một sản phẩm là yếu tố cốt lõi quyết định mức độ phù hợp với doanh nghiệp. Lý do vì nó sẽ quyết định tới tất cả cấu trúc, chức năng, luồng hoạt động, trải nghiệm,... của sản phẩm.
Nếu doanh nghiệp muốn phát triển nhân sự thay vì quản lý họ, hãy chú ý xem phần mềm đó có không gian dành cho nghiệp vụ này hay không. Ví dụ, một phần mềm được tạo nên từ giá trị cốt lõi là phát triển nhân sự sẽ có chức năng quản lý hiệu suất, lộ trình sự nghiệp, phúc lợi, đào tạo,...
Trải nghiệm của một phần mềm sẽ được thể hiện chủ yếu qua 2 khía cạnh: tương tác và nghiệp vụ.
Về mặt tương tác, một phần mềm mang lại trải nghiệm tương tác tốt cần đảm bảo những yếu tố sau:
Phần mềm dễ sử dụng, dễ triển khai và đồng bộ ngay lập tức vào hoạt động chung của doanh nghiệp.
Tạo thiện cảm, sự yêu thích của nhân sự đối với phần mềm và doanh nghiệp.
Tối ưu hiệu suất hoạt động của phần mềm.
Tạo cảm hứng làm việc cho phòng Hành chính - Nhân sự.
Về mặt nghiệp vụ, một phần mềm mang lại trải nghiệm nghiệp vụ tốt cần đảm bảo những yếu tố sau:
Sau khi sử dụng phần mềm, quy trình quản trị nhân lực sẽ được tổ chức logic, khoa học, nhất quán, kết nối được nhiều bộ phận với nhau.
Nghiệp vụ đa dạng, linh hoạt, dễ tùy biến và mở rộng theo những yêu cầu cụ thể.
Có khả năng tích hợp với những phần mềm khác.
Nghiệp vụ tuân thủ những quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành.
Không có bất kỳ doanh nghiệp nào lại chấp nhận chuyện để lộ thông tin nội bộ ra bên ngoài. Để đánh giá được mức độ bảo mật của phần mềm, hãy chú tâm tới tính năng đăng nhập, phân quyền sử dụng, hoặc mức độ tin cậy của đơn vị cung cấp phần mềm.
Với cương vị là một doanh nghiệp, chúng tôi hiểu khả năng hoàn vốn là một yếu tố ảnh hưởng tới quyết định đầu tư của bạn. Vậy hãy tính toán và cân nhắc về chỉ số hoàn vốn (ROI) khi đầu tư vào phần mềm này.
Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí để chắc chắn không mất vốn chưa chắc đã là quyết định đúng đắn. Bởi phần mềm miễn phí thường sẽ có những nhược điểm như sau:
Tính năng không đủ, không đáp ứng được nhu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp
Tồn tại nhiều lỗi, server yếu, dễ bị mất kết nối
Không được đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ nâng cấp, tùy biến hoặc bảo trì
Không đảm bảo việc bảo mật thông tin
Vậy nói tóm lại, hãy cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu về khi doanh nghiệp quyết định sử dụng phần mềm đó lâu dài. Sản phẩm có mức giá cao, thấp, miễn phí,... không quan trọng. Quan trọng là giá trị mà nó mang lại cho doanh nghiệp có xứng đáng với mức giá hay không.
Áp dụng 5 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm nghiệp vụ cho doanh nghiệp trong và ngoài nước, chúng tôi đã xây dựng thành công phần mềm HRM (Weekly.vn) với chất lượng quốc tế, giá cả Việt Nam.
Không chỉ là phần mềm HRM, Weekly.vn là hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể. Hệ thống là tổng hợp những bộ công cụ mạnh mẽ, giải quyết những nghiệp vụ riêng biệt như quản lý nhân sự, quản lý tài sản, quản lý dự án, quản lý mục tiêu,...
Weekly.vn của Rabiloo được xây dựng dựa trên triết lý kinh doanh theo hướng tự quản. Chúng tôi tin rằng con người là tài sản quý giá nhất. Bởi vậy sản phẩm của chúng tôi cũng được chú trọng việc tối ưu hóa và phát triển nguồn lực, mang lại hạnh phúc cho toàn bộ nhân sự.
Nếu ví doanh nghiệp là một con tàu, Weekly là hệ thống lái, giúp doanh nghiệp theo đuổi đúng hướng mong muốn.
Để tham khảo thêm về phần mềm quản lý nhân sự Weekly, vui lòng truy cập vào website của Rabiloo.
Hoặc liên hệ theo thông tin:
Email: [email protected]
Di động: (+84) 90-1134-886
Share
